Quá trình xác minh/xác nhận

Khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về tuyên bố cần được xác minh/xác nhận, mục đích sử dụng, người sử dụng dự kiến, phạm vi, tiêu chí, chương trình áp dụng và các thông tin cần thiết khác.

GIC Việt Nam trao đổi với khách hàng để thống nhất đối tượng, mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, chương trình, kỳ báo cáo, địa điểm, thời gian, trách nhiệm và quyền tiếp cận thông tin; mức độ đảm bảo và mức trọng yếu được xác định khi áp dụng.

Trước khi chấp nhận dịch vụ, GIC Việt Nam đánh giá năng lực, nhân sự, nguồn lực, thời gian, khả năng tiếp cận thông tin và các rủi ro đối với tính khách quan. Sau khi xác nhận đủ điều kiện thực hiện, các bên ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ.

GIC Việt Nam lựa chọn đoàn chuyên gia có năng lực phù hợp; thực hiện phân tích chiến lược, đánh giá rủi ro và lập kế hoạch xác minh/xác nhận cùng kế hoạch thu thập bằng chứng.

Đoàn chuyên gia thực hiện xác minh/xác nhận tại địa điểm, từ xa hoặc kết hợp; sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, xem xét tài liệu, quan sát, phân tích, truy vết và tính toán lại để thu thập bằng chứng đầy đủ, thích hợp. Kế hoạch được cập nhật khi có thông tin mới hoặc thay đổi đáng kể.

GIC Việt Nam thông báo các sai sót, điểm không phù hợp hoặc vấn đề cần làm rõ. Khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm thực hiện sửa chữa, giải trình và cung cấp bằng chứng bổ sung; hành động khắc phục được yêu cầu khi chương trình áp dụng quy định. GIC Việt Nam đánh giá phản hồi, các sai sót còn lại và lập dự thảo Báo cáo cùng Tuyên bố xác minh/xác nhận.

Người có năng lực, không tham gia lập kế hoạch hoặc thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận đối với hồ sơ đó, thẩm xét quá trình thực hiện, bằng chứng, phát hiện, kết luận dự kiến và dự thảo Tuyên bố. Các yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ phải được xử lý trước khi trình ra quyết định.

Người có thẩm quyền, không tham gia lập kế hoạch hoặc thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận, xem xét hồ sơ và kết quả thẩm xét để quyết định kết quả phù hợp và việc ban hành. Báo cáo và Tuyên bố xác minh/xác nhận chỉ được phát hành sau khi hoàn thành thẩm xét và ra quyết định. Trường hợp từ chối ban hành, GIC Việt Nam thông báo quyết định và lý do cho khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm.

Khi phát hiện thông tin hoặc sự kiện mới có khả năng ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả đã ban hành, GIC Việt Nam đánh giá ảnh hưởng, trao đổi với các bên liên quan và thực hiện lại các hoạt động cần thiết. Căn cứ kết quả xem xét, GIC Việt Nam quyết định giữ nguyên, sửa đổi, phát hành lại, thay thế hoặc thu hồi Báo cáo và Tuyên bố xác minh/xác nhận.