1. Đăng ký chứng nhận & xem xét đăng ký

Doanh nghiệp liên hệ GIC Việt Nam để được hướng dẫn và cung cấp các thông tin cần thiết về phạm vi đề nghị chứng nhận, địa điểm, lĩnh vực hoạt động, số lượng người lao động, ca làm việc, nhà thầu, quá trình thuê ngoài, mối nguy và rủi ro OH&S chính, yêu cầu pháp luật và hồ sơ sự cố liên quan. GIC Việt Nam xem xét đăng ký để xác định năng lực, thời lượng, phạm vi và điều kiện đánh giá; trên cơ sở đó thống nhất chi phí và hợp đồng chứng nhận.

2. Lập kế hoạch & chuẩn bị đánh giá

GIC Việt Nam thiết lập chương trình chứng nhận, thành lập đoàn đánh giá có năng lực phù hợp với ngành nghề, quá trình và mối nguy của doanh nghiệp, đồng thời lập kế hoạch đánh giá chi tiết. Kế hoạch xác định mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, địa điểm, ca làm việc, thời gian và các hoạt động cần quan sát; được trao đổi để doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu, người lao động, đại diện người lao động, nhà thầu và điều kiện tiếp cận hiện trường.

3. Quá trình đánh giá

Diễn ra qua hai giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Xem xét tài liệu và điều kiện cụ thể tại doanh nghiệp; xác nhận phạm vi; xem xét mối nguy, rủi ro OH&S, yêu cầu pháp luật, đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo; đánh giá mức độ sẵn sàng cho giai đoạn 2.
• Giai đoạn 2: Đánh giá tại các địa điểm và ca làm việc thuộc phạm vi chứng nhận để xác định mức độ phù hợp, việc triển khai và hiệu lực của hệ thống. Các hoạt động chính gồm: Họp khai mạc → Phỏng vấn lãnh đạo và người lao động → Quan sát nơi làm việc và biện pháp kiểm soát → Xem xét hồ sơ → Tổng hợp phát hiện → Họp kết thúc.

4. Báo cáo đánh giá & xử lý sự không phù hợp

Đoàn đánh giá lập báo cáo, nêu kết luận và các điểm không phù hợp (nếu có). Doanh nghiệp thực hiện hành động xử lý tức thời khi cần, phân tích nguyên nhân, đề xuất và triển khai hành động khắc phục trong thời hạn quy định. GIC Việt Nam xem xét bằng chứng và có thể thực hiện đánh giá bổ sung khi cần trước khi chuyển hồ sơ sang bước thẩm xét.

5. Thẩm xét & cấp chứng nhận

Người thực hiện thẩm xét và ra quyết định chứng nhận, độc lập với đoàn đánh giá, xem xét toàn bộ hồ sơ, báo cáo và bằng chứng khắc phục. Khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu, GIC Việt Nam ra quyết định và cấp chứng chỉ ISO 45001:2018. Chứng chỉ có hiệu lực trong chu kỳ 03 năm với điều kiện doanh nghiệp duy trì sự phù hợp và hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát theo quy định.

6. Giám sát định kỳ và chứng nhận lại

Trong chu kỳ chứng nhận, GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát định kỳ để xác nhận hệ thống tiếp tục được duy trì và có hiệu lực; cuộc đánh giá giám sát đầu tiên được thực hiện trong thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày ra quyết định chứng nhận lần đầu. Doanh nghiệp cần thông báo các thay đổi hoặc sự cố nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu lực chứng nhận. Trước khi chứng chỉ hết hạn, doanh nghiệp được đánh giá chứng nhận lại để xem xét gia hạn sang chu kỳ tiếp theo.