QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG NHẬN
Căn cứ Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngày 21 tháng 11 năm 2007;
Căn cứ các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá chứng nhận sản phẩm, chứng nhận hệ thống quản lý trong các tiêu chuẩn ISO/IEC 17065, ISO/IEC 17021-1, ISO 22003-1, ISO 50003, ISO/IEC 27006-1, SAAS Procedure 201A và các quy định, chế định quốc tế có liên quan;
Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007867 ngày 06 tháng 03 năm 2003, Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi ngày 18 tháng 10 năm 2021 của GIC Việt Nam;
Căn cứ Quy chế làm việc của Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam;
Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam ban hành Quy định chung về chứng nhận như sau:
Nội dung quy định
I Giới thiệu chung
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
1. Quy định này nêu rõ các yêu cầu, quy trình, quyền và nghĩa vụ áp dụng cho các tổ chức/doanh nghiệp (sau đây gọi là khách hàng) khi đăng ký và duy trì chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý (sau đây gọi chung là đối tượng chứng nhận) do Công ty TNHH GIC Việt Nam (sau đây gọi là GIC Việt Nam) thực hiện.
2. GIC Việt Nam cung cấp dịch vụ chứng nhận độc lập, khách quan theo các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: ISO, IEC), tiêu chuẩn khu vực, nước ngoài và các quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật liên quan. Các dịch vụ chứng nhận chính bao gồm:
a) Chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật;
b) Chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng (ví dụ: ISO 9001);
c) Chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường (ví dụ: ISO 14001);
d) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (ví dụ: ISO 45001);
e) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (ví dụ: ISO 22000, HACCP);
f) Chứng nhận Hệ thống quản lý năng lượng (ví dụ: ISO 50001);
g) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ví dụ: ISO/IEC 27001);
h) Chứng nhận Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội (ví dụ: SA8000).
Ghi chú: Danh sách trên mang tính tham khảo. Phạm vi dịch vụ cụ thể được xác định theo năng lực và tình trạng công nhận/chỉ định của GIC Việt Nam tại thời điểm cung cấp dịch vụ.
3. Quy định này cùng với thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận đã ký kết giữa GIC Việt Nam và khách hàng là cơ sở ràng buộc cho việc cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng nhận. Hoạt động của GIC Việt Nam được thực hiện theo các chuẩn mực áp dụng như ISO/IEC 17021-1, ISO/IEC 17065 và các tiêu chuẩn, chương trình có liên quan nhằm bảo đảm tính tin cậy, khách quan và sự thừa nhận.
Điều 2. Thuật ngữ và định nghĩa
Trong Quy định này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) Khách hàng: Tổ chức/doanh nghiệp đăng ký hoặc đã ký thỏa thuận chứng nhận với GIC Việt Nam, bao gồm tổ chức đang đăng ký và tổ chức đã được cấp chứng nhận.
b) Đối tượng chứng nhận: Sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý cụ thể mà khách hàng đăng ký hoặc đã được GIC Việt Nam chứng nhận.
c) Chứng nhận: Hoạt động của GIC Việt Nam nhằm đưa ra sự xác nhận bằng văn bản thông qua chứng chỉ rằng đối tượng chứng nhận đáp ứng các yêu cầu chứng nhận áp dụng.
d) Yêu cầu chứng nhận: Các yêu cầu của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho đối tượng chứng nhận và các yêu cầu khác mà khách hàng phải tuân thủ theo Quy định này, chương trình chứng nhận và thỏa thuận chứng nhận.
e) Đánh giá chứng nhận: Quá trình GIC Việt Nam thực hiện để thu thập bằng chứng khách quan và xác định mức độ đáp ứng yêu cầu chứng nhận của đối tượng chứng nhận.
f) Sự không phù hợp: Việc không đáp ứng một yêu cầu chứng nhận. Không phù hợp nặng (Major NC) là không phù hợp ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng đáp ứng yêu cầu hoặc hiệu lực của hệ thống/ sản phẩm; không phù hợp nhẹ (Minor NC) là không phù hợp không thuộc loại nặng.
g) Hành động khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được xác định.
h) Chứng chỉ: Tài liệu do GIC Việt Nam cấp xác nhận sự phù hợp của đối tượng chứng nhận theo phạm vi và yêu cầu áp dụng, có giá trị theo điều kiện của chương trình chứng nhận.
i) Biểu tượng/dấu chứng nhận: Dấu hiệu thuộc sở hữu hoặc quyền quản lý của GIC Việt Nam, được khách hàng sử dụng theo các quy định áp dụng để thể hiện tình trạng chứng nhận hợp lệ.
Điều 3. Cam kết của GIC Việt Nam
GIC Việt Nam cam kết thực hiện hoạt động chứng nhận trên cơ sở các nguyên tắc sau:
1. Khách quan và công bằng: Các quyết định chứng nhận được đưa ra trên cơ sở bằng chứng khách quan, không bị chi phối bởi lợi ích tài chính hoặc xung đột lợi ích. GIC Việt Nam không cung cấp dịch vụ tư vấn đối với đối tượng được GIC Việt Nam chứng nhận khi việc đó không được phép theo yêu cầu áp dụng.
2. Năng lực: Bảo đảm chuyên gia đánh giá, người thẩm xét và người ra quyết định có năng lực phù hợp với lĩnh vực và chương trình chứng nhận được phân công.
3. Bảo mật: Bảo vệ thông tin của khách hàng theo yêu cầu pháp luật, thỏa thuận hợp đồng và quy định của chương trình chứng nhận, trừ trường hợp được phép hoặc bắt buộc phải công bố.
4. Minh bạch: Công khai hoặc cung cấp các thông tin cần thiết về quy trình, yêu cầu chứng nhận và cơ chế giải quyết khiếu nại, kháng nghị theo quy định áp dụng.
5. Trách nhiệm: GIC Việt Nam chịu trách nhiệm về việc đánh giá và quyết định chứng nhận trên cơ sở bằng chứng; khách hàng chịu trách nhiệm bảo đảm và duy trì sự phù hợp của đối tượng chứng nhận.
II Quy trình đăng ký và đánh giá chứng nhận
Điều 4. Đăng ký chứng nhận
1. Khách hàng gửi đăng ký chứng nhận kèm theo các thông tin cần thiết về tổ chức, phạm vi mong muốn chứng nhận và các tài liệu liên quan theo hướng dẫn của GIC Việt Nam.
2. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của thông tin cung cấp.
Điều 5. Xem xét đăng ký và chuẩn bị đánh giá
1. GIC Việt Nam xem xét hồ sơ đăng ký, xác nhận phạm vi và tiêu chuẩn áp dụng, đánh giá khả năng đáp ứng của GIC Việt Nam và thông báo kết quả xem xét cho khách hàng.
2. Hai bên thống nhất các nội dung cần thiết để chuẩn bị đánh giá, bao gồm thời gian, địa điểm, đoàn đánh giá và các yêu cầu chuẩn bị từ phía khách hàng.
Điều 6. Thực hiện đánh giá chứng nhận lần đầu
1. Đối với hệ thống quản lý:
a) Giai đoạn 1: GIC Việt Nam xem xét sự chuẩn bị, tài liệu hệ thống, bối cảnh hoạt động và mức độ sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2 theo yêu cầu của tiêu chuẩn/chương trình áp dụng.
b) Giai đoạn 2: GIC Việt Nam đánh giá việc áp dụng và tính hiệu lực của hệ thống quản lý, mức độ đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn và phạm vi đăng ký chứng nhận.
2. Đối với sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ:
a) GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động đánh giá cần thiết như thử nghiệm, đánh giá quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ, xem xét hồ sơ hoặc các hoạt động khác theo phương thức, chương trình chứng nhận áp dụng.
b) Khi có hoạt động đánh giá tại địa điểm, GIC Việt Nam thực hiện các cuộc họp cần thiết để thống nhất việc triển khai và thông báo kết quả, phát hiện đánh giá. Báo cáo đánh giá được cung cấp cho khách hàng theo quy định áp dụng.
Điều 7. Xử lý sự không phù hợp
1. Khách hàng có trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục đối với các sự không phù hợp được GIC Việt Nam xác định và cung cấp bằng chứng trong thời hạn được GIC Việt Nam thông báo phù hợp với mức độ không phù hợp và chương trình chứng nhận áp dụng.
2. GIC Việt Nam xem xét việc khắc phục và hành động khắc phục theo yêu cầu áp dụng. Việc xử lý đầy đủ các sự không phù hợp là điều kiện để xem xét quyết định chứng nhận. Trường hợp không khắc phục đúng thời hạn hoặc không đáp ứng yêu cầu, GIC Việt Nam có thể từ chối cấp chứng nhận.
III Cấp và duy trì chứng nhận
Điều 8. Quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ
1. Quyết định chứng nhận được GIC Việt Nam đưa ra độc lập, khách quan trên cơ sở kết quả đánh giá, kết quả xử lý sự không phù hợp và các yêu cầu của chương trình chứng nhận áp dụng.
2. Chứng chỉ được cấp khi khách hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chứng nhận. Chứng chỉ thể hiện các thông tin cần thiết, phạm vi chứng nhận và hiệu lực theo chương trình áp dụng.
3. Khách hàng có trách nhiệm tuân thủ các điều kiện duy trì chứng nhận trong suốt thời gian chứng nhận có hiệu lực.
Điều 9. Đánh giá giám sát
1. GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát theo tần suất và yêu cầu của tiêu chuẩn, chương trình chứng nhận áp dụng nhằm xác nhận khách hàng tiếp tục duy trì sự phù hợp trong thời gian chứng nhận có hiệu lực.
2. Khách hàng phải hợp tác và tạo điều kiện để GIC Việt Nam thực hiện hoạt động giám sát. Việc từ chối hoặc cản trở hoạt động giám sát có thể dẫn đến đình chỉ chứng nhận.
3. Nếu phát hiện sự không phù hợp trong quá trình giám sát, khách hàng phải thực hiện việc xử lý theo Điều 7 của Quy định này.
Điều 10. Đánh giá chứng nhận lại
1. Đối với chương trình có chu kỳ chứng nhận, GIC Việt Nam phối hợp với khách hàng thực hiện hoạt động chứng nhận lại trước khi hết hiệu lực chứng nhận theo yêu cầu của chương trình áp dụng.
2. Chứng nhận lại nhằm đánh giá việc tiếp tục đáp ứng các yêu cầu chứng nhận và, khi áp dụng, tính hiệu lực liên tục của hệ thống hoặc đối tượng chứng nhận.
3. Khách hàng cần hoàn thành các hoạt động đánh giá và xử lý sự không phù hợp trong thời hạn quy định để duy trì tính liên tục của chứng nhận. Trường hợp chứng nhận hết hiệu lực trước khi hoàn thành chứng nhận lại, việc khôi phục chứng nhận hoặc yêu cầu đánh giá lại được thực hiện theo chương trình chứng nhận áp dụng.
Điều 11. Mở rộng phạm vi và đánh giá đặc biệt
1. Khi khách hàng đề nghị mở rộng phạm vi chứng nhận, GIC Việt Nam xem xét yêu cầu và xác định các hoạt động đánh giá cần thiết đối với phần phạm vi mở rộng. Hoạt động này có thể bao gồm các bước tương tự đánh giá chứng nhận lần đầu tùy theo phạm vi và chương trình áp dụng.
2. GIC Việt Nam có thể thực hiện đánh giá đặc biệt, bao gồm đánh giá thông báo trước trong thời gian ngắn khi phù hợp, để điều tra khiếu nại, xem xét các thay đổi có thể ảnh hưởng đến chứng nhận hoặc theo dõi khách hàng bị đình chỉ. Khách hàng có trách nhiệm hợp tác trong các trường hợp này.
IV Thay đổi, đình chỉ và thu hồi chứng nhận
Điều 12. Thay đổi ảnh hưởng đến chứng nhận
1. Khách hàng phải thông báo kịp thời cho GIC Việt Nam về các thay đổi đáng kể liên quan đến tư cách pháp nhân, cơ cấu, địa điểm, quá trình, sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp đã được chứng nhận.
2. GIC Việt Nam xem xét thông tin thay đổi và xác định các hoạt động cần thiết để bảo đảm chứng nhận tiếp tục phản ánh đúng tình trạng của đối tượng chứng nhận.
Điều 13. Thu hẹp phạm vi chứng nhận
GIC Việt Nam có thể thu hẹp phạm vi chứng nhận nếu khách hàng không còn duy trì sự phù hợp đối với một phần phạm vi chứng nhận hoặc theo yêu cầu của chương trình chứng nhận áp dụng.
Điều 14. Đình chỉ và khôi phục chứng nhận
1. Chứng nhận có thể bị đình chỉ khi khách hàng vi phạm nghiêm trọng hoặc kéo dài các yêu cầu chứng nhận, không hợp tác trong hoạt động giám sát/ chứng nhận lại, sử dụng không phù hợp chứng chỉ hoặc dấu chứng nhận, không xử lý sự không phù hợp đúng yêu cầu hoặc trong các trường hợp khác theo chương trình chứng nhận.
2. Trong thời gian đình chỉ, khách hàng không được thể hiện hoặc quảng bá chứng nhận theo cách làm cho bên thứ ba hiểu rằng chứng nhận vẫn có hiệu lực đối với phạm vi bị đình chỉ.
3. Chứng nhận được khôi phục khi các nguyên nhân dẫn đến đình chỉ đã được xử lý thỏa đáng và GIC Việt Nam xác nhận việc đáp ứng các điều kiện khôi phục theo chương trình áp dụng.
Điều 15. Thu hồi chứng nhận
1. Chứng nhận có thể bị thu hồi nếu khách hàng không khắc phục được nguyên nhân đình chỉ trong thời hạn quy định, có hành vi gian lận hoặc vi phạm nghiêm trọng, ngừng hoạt động, không thực hiện các nghĩa vụ theo thỏa thuận hoặc chủ động đề nghị chấm dứt chứng nhận.
2. Khi chứng nhận bị thu hồi, các quyền liên quan đến tình trạng chứng nhận chấm dứt. Khách hàng phải ngừng sử dụng chứng chỉ, dấu hoặc biểu tượng chứng nhận và các viện dẫn liên quan theo yêu cầu của GIC Việt Nam.
V Sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận
Điều 16. Quy định chung
Khách hàng chỉ được sử dụng chứng chỉ, dấu hoặc biểu tượng chứng nhận do GIC Việt Nam cấp hoặc cho phép trong thời gian và phạm vi chứng nhận có hiệu lực, đồng thời phải tuân thủ các quy định áp dụng, bảo đảm trung thực và không gây hiểu nhầm.
Điều 17. Sử dụng biểu tượng chứng nhận hệ thống quản lý
1. Biểu tượng chứng nhận hệ thống quản lý được sử dụng theo hướng dẫn của GIC Việt Nam trên các phương tiện truyền thông, tài liệu giao dịch và các phương tiện được phép; không được sử dụng trên sản phẩm theo cách thể hiện sản phẩm đã được chứng nhận.
2. Việc sử dụng biểu tượng hoặc tuyên bố liên quan trên bao bì hoặc thông tin kèm theo sản phẩm phải tuân thủ chương trình chứng nhận và quy định của GIC Việt Nam, đồng thời phải thể hiện rõ đây là chứng nhận đối với hệ thống quản lý của tổ chức, không phải chứng nhận sản phẩm.
Điều 18. Sử dụng biểu tượng chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ
Khách hàng được sử dụng biểu tượng chứng nhận trên sản phẩm, bao bì, tài liệu hoặc các phương tiện liên quan khi được chương trình chứng nhận cho phép và phải tuân thủ hướng dẫn sử dụng dấu của GIC Việt Nam cùng các yêu cầu pháp luật, chương trình chứng nhận có liên quan.
Điều 19. Chấm dứt sử dụng
Khách hàng phải chấm dứt việc sử dụng chứng chỉ, dấu hoặc biểu tượng chứng nhận và các tuyên bố liên quan khi chứng nhận hết hiệu lực, bị đình chỉ, thu hồi hoặc bị thay đổi theo cách làm cho việc sử dụng trước đó không còn phù hợp.
VI Quyền và nghĩa vụ của khách hàng
Điều 20. Quyền của khách hàng
1. Được GIC Việt Nam đối xử công bằng và cung cấp dịch vụ khách quan, chuyên nghiệp.
2. Được cung cấp các thông tin cần thiết về quy trình, yêu cầu và chương trình chứng nhận áp dụng.
3. Được bảo mật thông tin theo các quy định áp dụng.
4. Được nhận chứng chỉ, quyết định chứng nhận và sử dụng dấu hoặc biểu tượng chứng nhận theo quy định khi đáp ứng các yêu cầu chứng nhận.
5. Được khiếu nại đối với hoạt động dịch vụ và kháng nghị đối với các quyết định chứng nhận của GIC Việt Nam.
Điều 21. Nghĩa vụ của khách hàng
1. Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và trung thực khi đăng ký và trong suốt quá trình chứng nhận.
2. Bảo đảm và duy trì sự phù hợp của đối tượng chứng nhận với các yêu cầu chứng nhận áp dụng.
3. Hợp tác và tạo điều kiện cần thiết để GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động đánh giá, giám sát hoặc hoạt động chứng nhận liên quan.
4. Thực hiện việc khắc phục và hành động khắc phục đối với các sự không phù hợp trong thời hạn và theo yêu cầu áp dụng.
5. Thanh toán đầy đủ các chi phí dịch vụ chứng nhận theo thỏa thuận.
6. Sử dụng chứng chỉ, dấu và biểu tượng chứng nhận đúng mục đích, đúng phạm vi, đúng tình trạng hiệu lực và theo quy định áp dụng.
7. Thông báo kịp thời cho GIC Việt Nam về các thay đổi có thể ảnh hưởng đến chứng nhận.
8. Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc bảo đảm sự phù hợp của đối tượng chứng nhận.
VII Thông tin, bảo mật, khiếu nại và kháng nghị
Điều 22. Thông tin công khai và cung cấp thông tin
GIC Việt Nam công khai hoặc cung cấp các thông tin cần thiết về hoạt động chứng nhận và duy trì phương thức phù hợp để các bên liên quan có thể tra cứu hoặc xác minh tình trạng chứng nhận trong phạm vi thông tin được phép công khai.
Điều 23. Bảo mật thông tin khách hàng
GIC Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý và bảo mật thông tin của khách hàng thu được hoặc tạo ra trong quá trình chứng nhận theo nguyên tắc tại Điều 3, thỏa thuận chứng nhận, yêu cầu của chương trình áp dụng và quy định pháp luật. Việc công bố thông tin chỉ được thực hiện khi được phép hoặc khi có yêu cầu bắt buộc theo quy định áp dụng.
Điều 24. Giải quyết khiếu nại và kháng nghị
1. Khách hàng và các bên liên quan có quyền gửi khiếu nại về hoạt động dịch vụ, hành vi của nhân sự hoặc kháng nghị đối với các quyết định chứng nhận của GIC Việt Nam, bao gồm quyết định từ chối cấp, đình chỉ, thu hồi hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận.
2. GIC Việt Nam duy trì quy trình tiếp nhận, xem xét và giải quyết khiếu nại, kháng nghị nhằm bảo đảm tính khách quan, công bằng và độc lập của quá trình xử lý.
3. Người gửi được thông báo về việc tiếp nhận, quá trình xử lý và kết quả giải quyết theo quy trình áp dụng của GIC Việt Nam.
VIII Điều khoản thi hành
Điều 25. Hiệu lực
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 17 tháng 05 năm 2025 và là một phần không thể tách rời của thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận giữa GIC Việt Nam và khách hàng.
Điều 26. Trách nhiệm thi hành
Khách hàng và các đơn vị, cá nhân có liên quan thuộc GIC Việt Nam có trách nhiệm tuân thủ và thực hiện đầy đủ các điều khoản của Quy định này.
Điều 27. Giải quyết tranh chấp và sửa đổi, bổ sung
1. Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện Quy định này hoặc thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận trước hết được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng trên tinh thần hợp tác.
2. Trường hợp không giải quyết được bằng thương lượng, tranh chấp được đưa ra cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Quy định này có thể được Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam xem xét, sửa đổi hoặc bổ sung phù hợp với thay đổi của tiêu chuẩn, chương trình chứng nhận, yêu cầu quản lý và quy định pháp luật. Các thay đổi liên quan đến khách hàng được thông báo theo phương thức phù hợp.
TM. HỘI ĐỒNG CHỨNG NHẬN CHỦ TỊCH
(Đã ký)
