QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG NHẬN
- Căn cứ Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngày 21 tháng 11 năm 2007;
- Căn cứ các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá chứng nhận sản phẩm, chứng nhận hệ thống quản lý trong các tiêu chuẩn ISO/IEC 17065, ISO/IEC 17021-1, ISO 22003-1, ISO 50003, ISO/IEC 27006-1, SAAS Procedure 201A và các quy định, chế định quốc tế có liên quan;
- Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007867 ngày 06 tháng 03 năm 2003, Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi ngày 18 tháng 10 năm 2021 của GIC Việt Nam;
- Căn cứ Quy chế làm việc của Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam;
Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam ban hành Quy định chung về chứng nhận như sau:
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
1. Quy định này nêu rõ các yêu cầu, quy trình, quyền và nghĩa vụ áp dụng cho các tổ chức/doanh nghiệp (sau đây gọi là khách hàng) khi đăng ký và duy trì chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý (sau đây gọi chung là đối tượng chứng nhận) do Công ty TNHH GIC Việt Nam (sau đây gọi là GIC Việt Nam) thực hiện.
2. GIC Việt Nam cung cấp dịch vụ chứng nhận độc lập, khách quan theo các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: ISO, IEC), tiêu chuẩn khu vực, nước ngoài và các quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật liên quan. Các dịch vụ chứng nhận chính bao gồm:
a) Chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật (ví dụ: chứng nhận hợp quy, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN, ISO...).
b) Chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng (ví dụ: ISO 9001).
c) Chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường (ví dụ: ISO 14001).
d) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (ví dụ: ISO 45001).
e) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (ví dụ: ISO 22000, HACCP).
g) Chứng nhận Hệ thống quản lý năng lượng (ví dụ: ISO 50001).
h) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ví dụ: ISO/IEC 27001).
i) Chứng nhận Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội (ví dụ: SA8000).
(Ghi chú: Danh sách này chỉ mang tính tham khảo, phạm vi cụ thể được xác định theo năng lực và sự công nhận/chỉ định của GIC Việt Nam tại thời điểm cung cấp dịch vụ).
3. Quy định này cùng với thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận đã ký kết giữa GIC Việt Nam và khách hàng trở thành cơ sở pháp lý ràng buộc cho việc cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng nhận. Hoạt động của GIC Việt Nam tuân thủ các chuẩn mực quốc tế (như ISO/IEC 17021-1, ISO/IEC 17065 và các tiêu chuẩn liên quan) để đảm bảo tính tin cậy, khách quan và sự thừa nhận.
Điều 2. Thuật ngữ và định nghĩa
Trong quy định này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) Khách hàng: Tổ chức/doanh nghiệp đã ký thỏa thuận chứng nhận với GIC Việt Nam, bao gồm cả bên đăng ký và bên đã được cấp chứng nhận.
b) Đối tượng chứng nhận: Sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý cụ thể mà khách hàng đăng ký hoặc đã được GIC Việt Nam chứng nhận.
c) Chứng nhận: Hoạt động của GIC Việt Nam nhằm đưa ra sự xác nhận bằng văn bản (thông qua chứng chỉ) rằng đối tượng chứng nhận của khách hàng phù hợp với các yêu cầu chứng nhận.
d) Yêu cầu chứng nhận: Bao gồm các yêu cầu của tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho đối tượng chứng nhận và các yêu cầu khác mà khách hàng phải tuân thủ theo quy định này và thỏa thuận chứng nhận.
e) Đánh giá chứng nhận: Quá trình GIC Việt Nam thực hiện để thu thập bằng chứng khách quan và xác định mức độ đáp ứng yêu cầu chứng nhận của đối tượng chứng nhận.
g) Sự không phù hợp: Việc không đáp ứng một yêu cầu chứng nhận. Không phù hợp nặng (Major NC) là không phù hợp ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng đáp ứng yêu cầu hoặc hiệu lực của hệ thống/sản phẩm. Không phù hợp nhẹ (Minor NC) là không phù hợp không thuộc loại nặng.
h) Hành động khắc phục: Hành động của khách hàng nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra không phù hợp đã được xác định.
i) Chứng chỉ: Tài liệu do GIC Việt Nam cấp, xác nhận sự phù hợp của đối tượng chứng nhận tại thời điểm đánh giá và có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định với điều kiện duy trì sự phù hợp.
k) Biểu tượng/dấu chứng nhận: Dấu hiệu thuộc sở hữu của GIC Việt Nam, được cấp phép cho khách hàng sử dụng theo các quy tắc nghiêm ngặt để thể hiện tình trạng chứng nhận hợp lệ.
Điều 3. Cam kết của GIC Việt Nam
GIC Việt Nam cam kết thực hiện hoạt động chứng nhận dựa trên các nguyên tắc:
1. Khách quan và công bằng: Đảm bảo mọi quyết định dựa trên bằng chứng khách quan, không bị chi phối bởi lợi ích tài chính hay bất kỳ xung đột lợi ích nào. GIC Việt Nam không cung cấp dịch vụ tư vấn cho đối tượng chứng nhận.
2. Năng lực: Đảm bảo đội ngũ chuyên gia đánh giá, thẩm xét và ra quyết định có đủ trình độ, kinh nghiệm và được đào tạo phù hợp với lĩnh vực chứng nhận.
3. Bảo mật: Tuyệt đối bảo mật thông tin độc quyền của khách hàng, trừ trường hợp được khách hàng cho phép hoặc pháp luật yêu cầu.
4. Minh bạch và trách nhiệm: Công khai các thông tin cần thiết về quy trình, yêu cầu chứng nhận. Tiếp nhận và xử lý mọi khiếu nại, yêu cầu xem xét lại một cách nghiêm túc, kịp thời và công bằng.
5. Trách nhiệm: GIC Việt Nam chịu trách nhiệm đánh giá và đưa ra quyết định chứng nhận dựa trên bằng chứng; khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo và duy trì sự phù hợp của đối tượng chứng nhận.
II. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN
Điều 4. Đăng ký chứng nhận
1. Khách hàng gửi bản đăng ký chứng nhận kèm theo các thông tin cần thiết về tổ chức, phạm vi mong muốn chứng nhận và các tài liệu liên quan theo hướng dẫn của GIC Việt Nam.
2. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của thông tin cung cấp.
Điều 5. Xem xét đăng ký và chuẩn bị đánh giá
1. GIC Việt Nam xem xét hồ sơ đăng ký, xác nhận phạm vi, tiêu chuẩn áp dụng, đánh giá khả năng đáp ứng của GIC Việt Nam và thông báo lại cho khách hàng.
2. Hai bên thống nhất kế hoạch đánh giá (dự kiến), bao gồm thời gian, địa điểm, thành phần đoàn đánh giá và các yêu cầu chuẩn bị từ phía khách hàng.
Điều 6. Thực hiện đánh giá chứng nhận lần đầu
1. Đối với hệ thống quản lý:
a) Giai đoạn 1 (đánh giá sơ bộ/xem xét tài liệu): GIC Việt Nam đánh giá sự chuẩn bị và mức độ hoàn thiện của hệ thống tài liệu so với yêu cầu tiêu chuẩn, bối cảnh hoạt động, sự sẵn sàng cho đánh giá tại chỗ.
b) Giai đoạn 2 (đánh giá tại chỗ): GIC Việt Nam đánh giá chi tiết việc áp dụng và tính hiệu lực của hệ thống quản lý tại thực địa, việc đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu cải tiến (nếu có) của tiêu chuẩn.
2. Đối với sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ:
a) GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động đánh giá cần thiết (thử nghiệm mẫu, đánh giá quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ, đánh giá hồ sơ...) theo phương thức chứng nhận đã được thống nhất.
b) GIC Việt Nam tiến hành họp khai mạc trước khi đánh giá và họp kết thúc để thông báo kết quả, các phát hiện (nếu có) sau khi hoàn thành đánh giá tại chỗ. Báo cáo đánh giá chi tiết sẽ được GIC Việt Nam gửi cho khách hàng.
Điều 7. Xử lý sự không phù hợp
1. Khách hàng có trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục đối với mọi không phù hợp được GIC Việt Nam xác định và gửi bằng chứng cho GIC Việt Nam trong thời hạn quy định (thời hạn này sẽ được GIC Việt Nam thông báo dựa trên mức độ không phù hợp).
2. GIC Việt Nam xem xét và kiểm tra xác nhận hiệu lực của hành động khắc phục. Việc khắc phục không phù hợp là điều kiện cần để GIC Việt Nam xem xét cấp chứng nhận. Nếu không khắc phục đúng hạn hoặc không hiệu quả, GIC Việt Nam có quyền từ chối cấp chứng nhận.
III. CẤP VÀ DUY TRÌ CHỨNG NHẬN
Điều 8. Quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ
1. Quyết định chứng nhận được GIC Việt Nam đưa ra một cách độc lập, khách quan dựa trên kết quả đánh giá và việc khắc phục không phù hợp (nếu có).
2. Chứng chỉ được cấp nếu khách hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chứng nhận. Chứng chỉ ghi rõ thông tin cần thiết và thời hạn hiệu lực.
3. Khách hàng có trách nhiệm tuân thủ các quy định về duy trì chứng nhận trong suốt thời gian hiệu lực.
Điều 9. Đánh giá giám sát
1. GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát định kỳ (thường 09-12 tháng/lần đối với hệ thống quản lý, hoặc theo quy định chương trình chứng nhận khác) để xác nhận khách hàng vẫn duy trì sự phù hợp.
2. Khách hàng phải hợp tác và tạo điều kiện cho GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát. Việc từ chối hoặc cản trở đánh giá giám sát có thể dẫn đến đình chỉ chứng nhận.
3. Nếu phát hiện không phù hợp trong quá trình giám sát, khách hàng phải thực hiện hành động khắc phục theo Điều 7.
Điều 10. Đánh giá chứng nhận lại
1. Đối với chứng nhận có chu kỳ hiệu lực (hệ thống quản lý, sản phẩm), GIC Việt Nam sẽ phối hợp với khách hàng để thực hiện đánh giá chứng nhận lại trước khi chứng chỉ hết hạn.
2. Đánh giá chứng nhận lại nhằm đảm bảo sự phù hợp và hiệu lực liên tục của đối tượng chứng nhận.
3. Khách hàng cần hoàn tất đánh giá và khắc phục không phù hợp (nếu có) trước ngày hết hạn để duy trì hiệu lực liên tục. Nếu chứng nhận hết hạn mà chưa hoàn thành chứng nhận lại, khách hàng có thể có một khoảng thời gian (thường không quá 6 tháng) để hoàn tất, nếu không sẽ phải thực hiện lại quy trình đánh giá như lần đầu.
Điều 11. Đánh giá đặc biệt
1. GIC Việt Nam có thể thực hiện đánh giá bổ sung khi khách hàng yêu cầu mở rộng phạm vi chứng nhận.
2. GIC Việt Nam cũng có thể thực hiện đánh giá đột xuất hoặc thông báo trước trong thời gian ngắn để điều tra khiếu nại, xác minh thay đổi lớn, hoặc theo dõi khách hàng bị đình chỉ. Khách hàng có nghĩa vụ hợp tác trong các trường hợp này.
IV. THAY ĐỔI, ĐÌNH CHỈ VÀ HỦY BỎ CHỨNG NHẬN
Điều 12. Thay đổi ảnh hưởng đến chứng nhận
1. Khách hàng phải thông báo ngay cho GIC Việt Nam về các thay đổi đáng kể liên quan đến tư cách pháp nhân, cơ cấu, địa điểm, quy trình, sản phẩm hoặc hệ thống quản lý có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp đã được chứng nhận.
2. GIC Việt Nam sẽ xem xét và xác định các hành động cần thiết (nếu có) để đảm bảo chứng nhận vẫn phản ánh đúng tình trạng thực tế.
Điều 13. Thu hẹp phạm vi chứng nhận
GIC Việt Nam có quyền thu hẹp phạm vi trên chứng chỉ nếu khách hàng không còn duy trì sự phù hợp cho một phần của phạm vi đó.
Điều 14. Đình chỉ và khôi phục chứng nhận
1. Chứng nhận có thể bị đình chỉ tạm thời nếu khách hàng vi phạm nghiêm trọng hoặc kéo dài các yêu cầu chứng nhận, không hợp tác trong đánh giá giám sát/chứng nhận lại, lạm dụng dấu chứng nhận, hoặc không khắc phục không phù hợp đúng hạn.
2. Trong thời gian đình chỉ, khách hàng không được phép tuyên bố hay sử dụng dấu hiệu về tình trạng được chứng nhận.
3. Chứng nhận sẽ được khôi phục nếu khách hàng khắc phục triệt để nguyên nhân đình chỉ và được GIC Việt Nam xác nhận.
Điều 15. Hủy bỏ chứng nhận
1. Chứng nhận sẽ bị GIC Việt Nam hủy bỏ (thu hồi) nếu khách hàng không khắc phục được vấn đề sau thời gian đình chỉ, có hành vi gian lận, vi phạm nghiêm trọng, ngừng hoạt động, không thực hiện nghĩa vụ tài chính, hoặc tự yêu cầu hủy bỏ.
2. Khi chứng nhận bị hủy bỏ, mọi quyền lợi liên quan đến chứng nhận chấm dứt. Khách hàng phải ngừng sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận.
V. SỬ DỤNG CHỨNG CHỈ VÀ BIỂU TƯỢNG CHỨNG NHẬN
Điều 16. Quy định chung
Khách hàng chỉ được sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận do GIC Việt Nam cấp trong thời gian chứng nhận còn hiệu lực và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của GIC Việt Nam, đảm bảo tính trung thực và không gây nhầm lẫn.
Điều 17. Sử dụng biểu tượng chứng nhận hệ thống quản lý
1. Được sử dụng trên các phương tiện truyền thông, tài liệu giao dịch của khách hàng (không bao gồm sản phẩm và bao bì).
2. Nghiêm cấm sử dụng biểu tượng này trên sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm. Khi cần tuyên bố về hệ thống quản lý được chứng nhận trên bao bì, phải ghi rõ đó là chứng nhận cho hệ thống quản lý của cơ sở sản xuất, không phải cho sản phẩm.
Điều 18. Sử dụng biểu tượng chứng nhận sản phẩm/hàng hóa/quá trình/dịch vụ
Khách hàng được phép sử dụng trên sản phẩm, bao bì hoặc tài liệu liên quan theo đúng hướng dẫn của GIC Việt Nam và quy tắc của chương trình chứng nhận cụ thể.
Điều 19. Chấm dứt sử dụng
Khách hàng phải ngừng sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận ngay khi chứng nhận hết hiệu lực, bị đình chỉ hoặc hủy bỏ.
VI. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Điều 20. Quyền của khách hàng
1. Được GIC Việt Nam đối xử công bằng, cung cấp dịch vụ khách quan, chuyên nghiệp.
2. Nhận thông tin đầy đủ về quy trình, yêu cầu chứng nhận.
3. Được bảo mật thông tin.
4. Nhận chứng chỉ, quyết định chứng nhận và sử dụng biểu tượng chứng nhận đúng quy định khi đáp ứng yêu cầu.
5. Khiếu nại, yêu cầu xem xét lại về các quyết định hoặc dịch vụ của GIC Việt Nam.
Điều 21. Nghĩa vụ của khách hàng
1. Cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ khi đăng ký và trong suốt quá trình chứng nhận.
2. Luôn đảm bảo và duy trì sự phù hợp của đối tượng chứng nhận với các yêu cầu chứng nhận.
3. Hợp tác đầy đủ và tạo điều kiện cho GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động đánh giá.
4. Thực hiện và chứng minh hiệu quả của các hành động khắc phục không phù hợp đúng thời hạn.
5. Thanh toán đầy đủ các chi phí dịch vụ chứng nhận theo thỏa thuận.
6. Sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận đúng mục đích, đúng phạm vi, đúng thời hạn và tuân thủ quy định.
7. Thông báo kịp thời cho GIC Việt Nam về các thay đổi quan trọng.
8. Chịu trách nhiệm cuối cùng về sự phù hợp của đối tượng chứng nhận.
VII. THÔNG TIN, BẢO MẬT, KHIẾU NẠI VÀ YÊU CẦU XEM XÉT LẠI
Điều 22. Thông tin công khai và cung cấp thông tin
GIC Việt Nam công khai các thông tin cần thiết về hoạt động chứng nhận và duy trì cơ sở dữ liệu về tình trạng hiệu lực của các chứng nhận đã cấp để các bên liên quan có thể tra cứu, xác minh.
Điều 23. Bảo mật thông tin khách hàng
GIC Việt Nam cam kết bảo mật thông tin của khách hàng theo nguyên tắc đã nêu tại Điều 3 và các thỏa thuận trong Hợp đồng chứng nhận.
Điều 24: Quy trình giải quyết khiếu nại và yêu cầu xem xét lại
1. Khách hàng có quyền gửi khiếu nại về chất lượng dịch vụ, hành vi của chuyên gia, hoặc yêu cầu xem xét lại các quyết định chứng nhận của GIC Việt Nam (ví dụ: từ chối cấp, đình chỉ, hủy bỏ, thu hẹp phạm vi).
2. GIC Việt Nam có quy trình xử lý khiếu nại, yêu cầu xem xét lại công khai, minh bạch, đảm bảo tính khách quan và độc lập trong việc ra quyết định giải quyết.
3. Khách hàng sẽ được thông báo về quá trình và kết quả xử lý khiếu nại/yêu cầu xem xét lại.
VIII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 25. Hiệu lực
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 17 tháng 05 năm 2025 và là một phần không thể tách rời của thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận giữa GIC Việt Nam và khách hàng.
Điều 26. Trách nhiệm thi hành
Khách hàng và các bộ phận liên quan của GIC Việt Nam có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các điều khoản trong Quy định này.
Điều 27. Giải quyết tranh chấp và sửa đổi
Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giải quyết thông qua thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được đưa ra cơ quan pháp luật có thẩm quyền tại Việt Nam để giải quyết. Quy định này có thể được Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thay đổi của tiêu chuẩn và pháp luật; mọi thay đổi sẽ được thông báo đến khách hàng.
TM. HỘI ĐỒNG CHỨNG NHẬN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
- Căn cứ Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngày 21 tháng 11 năm 2007;
- Căn cứ các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá chứng nhận sản phẩm, chứng nhận hệ thống quản lý trong các tiêu chuẩn ISO/IEC 17065, ISO/IEC 17021-1, ISO 22003-1, ISO 50003, ISO/IEC 27006-1, SAAS Procedure 201A và các quy định, chế định quốc tế có liên quan;
- Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007867 ngày 06 tháng 03 năm 2003, Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi ngày 18 tháng 10 năm 2021 của GIC Việt Nam;
- Căn cứ Quy chế làm việc của Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam;
Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam ban hành Quy định chung về chứng nhận như sau:
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
1. Quy định này nêu rõ các yêu cầu, quy trình, quyền và nghĩa vụ áp dụng cho các tổ chức/doanh nghiệp (sau đây gọi là khách hàng) khi đăng ký và duy trì chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý (sau đây gọi chung là đối tượng chứng nhận) do Công ty TNHH GIC Việt Nam (sau đây gọi là GIC Việt Nam) thực hiện.
2. GIC Việt Nam cung cấp dịch vụ chứng nhận độc lập, khách quan theo các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: ISO, IEC), tiêu chuẩn khu vực, nước ngoài và các quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật liên quan. Các dịch vụ chứng nhận chính bao gồm:
a) Chứng nhận sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật (ví dụ: chứng nhận hợp quy, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN, ISO...).
b) Chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng (ví dụ: ISO 9001).
c) Chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường (ví dụ: ISO 14001).
d) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (ví dụ: ISO 45001).
e) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (ví dụ: ISO 22000, HACCP).
g) Chứng nhận Hệ thống quản lý năng lượng (ví dụ: ISO 50001).
h) Chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ví dụ: ISO/IEC 27001).
i) Chứng nhận Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội (ví dụ: SA8000).
(Ghi chú: Danh sách này chỉ mang tính tham khảo, phạm vi cụ thể được xác định theo năng lực và sự công nhận/chỉ định của GIC Việt Nam tại thời điểm cung cấp dịch vụ).
3. Quy định này cùng với thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận đã ký kết giữa GIC Việt Nam và khách hàng trở thành cơ sở pháp lý ràng buộc cho việc cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng nhận. Hoạt động của GIC Việt Nam tuân thủ các chuẩn mực quốc tế (như ISO/IEC 17021-1, ISO/IEC 17065 và các tiêu chuẩn liên quan) để đảm bảo tính tin cậy, khách quan và sự thừa nhận.
Điều 2. Thuật ngữ và định nghĩa
Trong quy định này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) Khách hàng: Tổ chức/doanh nghiệp đã ký thỏa thuận chứng nhận với GIC Việt Nam, bao gồm cả bên đăng ký và bên đã được cấp chứng nhận.
b) Đối tượng chứng nhận: Sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý cụ thể mà khách hàng đăng ký hoặc đã được GIC Việt Nam chứng nhận.
c) Chứng nhận: Hoạt động của GIC Việt Nam nhằm đưa ra sự xác nhận bằng văn bản (thông qua chứng chỉ) rằng đối tượng chứng nhận của khách hàng phù hợp với các yêu cầu chứng nhận.
d) Yêu cầu chứng nhận: Bao gồm các yêu cầu của tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho đối tượng chứng nhận và các yêu cầu khác mà khách hàng phải tuân thủ theo quy định này và thỏa thuận chứng nhận.
e) Đánh giá chứng nhận: Quá trình GIC Việt Nam thực hiện để thu thập bằng chứng khách quan và xác định mức độ đáp ứng yêu cầu chứng nhận của đối tượng chứng nhận.
g) Sự không phù hợp: Việc không đáp ứng một yêu cầu chứng nhận. Không phù hợp nặng (Major NC) là không phù hợp ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng đáp ứng yêu cầu hoặc hiệu lực của hệ thống/sản phẩm. Không phù hợp nhẹ (Minor NC) là không phù hợp không thuộc loại nặng.
h) Hành động khắc phục: Hành động của khách hàng nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra không phù hợp đã được xác định.
i) Chứng chỉ: Tài liệu do GIC Việt Nam cấp, xác nhận sự phù hợp của đối tượng chứng nhận tại thời điểm đánh giá và có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định với điều kiện duy trì sự phù hợp.
k) Biểu tượng/dấu chứng nhận: Dấu hiệu thuộc sở hữu của GIC Việt Nam, được cấp phép cho khách hàng sử dụng theo các quy tắc nghiêm ngặt để thể hiện tình trạng chứng nhận hợp lệ.
Điều 3. Cam kết của GIC Việt Nam
GIC Việt Nam cam kết thực hiện hoạt động chứng nhận dựa trên các nguyên tắc:
1. Khách quan và công bằng: Đảm bảo mọi quyết định dựa trên bằng chứng khách quan, không bị chi phối bởi lợi ích tài chính hay bất kỳ xung đột lợi ích nào. GIC Việt Nam không cung cấp dịch vụ tư vấn cho đối tượng chứng nhận.
2. Năng lực: Đảm bảo đội ngũ chuyên gia đánh giá, thẩm xét và ra quyết định có đủ trình độ, kinh nghiệm và được đào tạo phù hợp với lĩnh vực chứng nhận.
3. Bảo mật: Tuyệt đối bảo mật thông tin độc quyền của khách hàng, trừ trường hợp được khách hàng cho phép hoặc pháp luật yêu cầu.
4. Minh bạch và trách nhiệm: Công khai các thông tin cần thiết về quy trình, yêu cầu chứng nhận. Tiếp nhận và xử lý mọi khiếu nại, yêu cầu xem xét lại một cách nghiêm túc, kịp thời và công bằng.
5. Trách nhiệm: GIC Việt Nam chịu trách nhiệm đánh giá và đưa ra quyết định chứng nhận dựa trên bằng chứng; khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo và duy trì sự phù hợp của đối tượng chứng nhận.
II. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN
Điều 4. Đăng ký chứng nhận
1. Khách hàng gửi bản đăng ký chứng nhận kèm theo các thông tin cần thiết về tổ chức, phạm vi mong muốn chứng nhận và các tài liệu liên quan theo hướng dẫn của GIC Việt Nam.
2. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của thông tin cung cấp.
Điều 5. Xem xét đăng ký và chuẩn bị đánh giá
1. GIC Việt Nam xem xét hồ sơ đăng ký, xác nhận phạm vi, tiêu chuẩn áp dụng, đánh giá khả năng đáp ứng của GIC Việt Nam và thông báo lại cho khách hàng.
2. Hai bên thống nhất kế hoạch đánh giá (dự kiến), bao gồm thời gian, địa điểm, thành phần đoàn đánh giá và các yêu cầu chuẩn bị từ phía khách hàng.
Điều 6. Thực hiện đánh giá chứng nhận lần đầu
1. Đối với hệ thống quản lý:
a) Giai đoạn 1 (đánh giá sơ bộ/xem xét tài liệu): GIC Việt Nam đánh giá sự chuẩn bị và mức độ hoàn thiện của hệ thống tài liệu so với yêu cầu tiêu chuẩn, bối cảnh hoạt động, sự sẵn sàng cho đánh giá tại chỗ.
b) Giai đoạn 2 (đánh giá tại chỗ): GIC Việt Nam đánh giá chi tiết việc áp dụng và tính hiệu lực của hệ thống quản lý tại thực địa, việc đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu cải tiến (nếu có) của tiêu chuẩn.
2. Đối với sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ:
a) GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động đánh giá cần thiết (thử nghiệm mẫu, đánh giá quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ, đánh giá hồ sơ...) theo phương thức chứng nhận đã được thống nhất.
b) GIC Việt Nam tiến hành họp khai mạc trước khi đánh giá và họp kết thúc để thông báo kết quả, các phát hiện (nếu có) sau khi hoàn thành đánh giá tại chỗ. Báo cáo đánh giá chi tiết sẽ được GIC Việt Nam gửi cho khách hàng.
Điều 7. Xử lý sự không phù hợp
1. Khách hàng có trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục đối với mọi không phù hợp được GIC Việt Nam xác định và gửi bằng chứng cho GIC Việt Nam trong thời hạn quy định (thời hạn này sẽ được GIC Việt Nam thông báo dựa trên mức độ không phù hợp).
2. GIC Việt Nam xem xét và kiểm tra xác nhận hiệu lực của hành động khắc phục. Việc khắc phục không phù hợp là điều kiện cần để GIC Việt Nam xem xét cấp chứng nhận. Nếu không khắc phục đúng hạn hoặc không hiệu quả, GIC Việt Nam có quyền từ chối cấp chứng nhận.
III. CẤP VÀ DUY TRÌ CHỨNG NHẬN
Điều 8. Quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ
1. Quyết định chứng nhận được GIC Việt Nam đưa ra một cách độc lập, khách quan dựa trên kết quả đánh giá và việc khắc phục không phù hợp (nếu có).
2. Chứng chỉ được cấp nếu khách hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chứng nhận. Chứng chỉ ghi rõ thông tin cần thiết và thời hạn hiệu lực.
3. Khách hàng có trách nhiệm tuân thủ các quy định về duy trì chứng nhận trong suốt thời gian hiệu lực.
Điều 9. Đánh giá giám sát
1. GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát định kỳ (thường 09-12 tháng/lần đối với hệ thống quản lý, hoặc theo quy định chương trình chứng nhận khác) để xác nhận khách hàng vẫn duy trì sự phù hợp.
2. Khách hàng phải hợp tác và tạo điều kiện cho GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát. Việc từ chối hoặc cản trở đánh giá giám sát có thể dẫn đến đình chỉ chứng nhận.
3. Nếu phát hiện không phù hợp trong quá trình giám sát, khách hàng phải thực hiện hành động khắc phục theo Điều 7.
Điều 10. Đánh giá chứng nhận lại
1. Đối với chứng nhận có chu kỳ hiệu lực (hệ thống quản lý, sản phẩm), GIC Việt Nam sẽ phối hợp với khách hàng để thực hiện đánh giá chứng nhận lại trước khi chứng chỉ hết hạn.
2. Đánh giá chứng nhận lại nhằm đảm bảo sự phù hợp và hiệu lực liên tục của đối tượng chứng nhận.
3. Khách hàng cần hoàn tất đánh giá và khắc phục không phù hợp (nếu có) trước ngày hết hạn để duy trì hiệu lực liên tục. Nếu chứng nhận hết hạn mà chưa hoàn thành chứng nhận lại, khách hàng có thể có một khoảng thời gian (thường không quá 6 tháng) để hoàn tất, nếu không sẽ phải thực hiện lại quy trình đánh giá như lần đầu.
Điều 11. Đánh giá đặc biệt
1. GIC Việt Nam có thể thực hiện đánh giá bổ sung khi khách hàng yêu cầu mở rộng phạm vi chứng nhận.
2. GIC Việt Nam cũng có thể thực hiện đánh giá đột xuất hoặc thông báo trước trong thời gian ngắn để điều tra khiếu nại, xác minh thay đổi lớn, hoặc theo dõi khách hàng bị đình chỉ. Khách hàng có nghĩa vụ hợp tác trong các trường hợp này.
IV. THAY ĐỔI, ĐÌNH CHỈ VÀ HỦY BỎ CHỨNG NHẬN
Điều 12. Thay đổi ảnh hưởng đến chứng nhận
1. Khách hàng phải thông báo ngay cho GIC Việt Nam về các thay đổi đáng kể liên quan đến tư cách pháp nhân, cơ cấu, địa điểm, quy trình, sản phẩm hoặc hệ thống quản lý có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp đã được chứng nhận.
2. GIC Việt Nam sẽ xem xét và xác định các hành động cần thiết (nếu có) để đảm bảo chứng nhận vẫn phản ánh đúng tình trạng thực tế.
Điều 13. Thu hẹp phạm vi chứng nhận
GIC Việt Nam có quyền thu hẹp phạm vi trên chứng chỉ nếu khách hàng không còn duy trì sự phù hợp cho một phần của phạm vi đó.
Điều 14. Đình chỉ và khôi phục chứng nhận
1. Chứng nhận có thể bị đình chỉ tạm thời nếu khách hàng vi phạm nghiêm trọng hoặc kéo dài các yêu cầu chứng nhận, không hợp tác trong đánh giá giám sát/chứng nhận lại, lạm dụng dấu chứng nhận, hoặc không khắc phục không phù hợp đúng hạn.
2. Trong thời gian đình chỉ, khách hàng không được phép tuyên bố hay sử dụng dấu hiệu về tình trạng được chứng nhận.
3. Chứng nhận sẽ được khôi phục nếu khách hàng khắc phục triệt để nguyên nhân đình chỉ và được GIC Việt Nam xác nhận.
Điều 15. Hủy bỏ chứng nhận
1. Chứng nhận sẽ bị GIC Việt Nam hủy bỏ (thu hồi) nếu khách hàng không khắc phục được vấn đề sau thời gian đình chỉ, có hành vi gian lận, vi phạm nghiêm trọng, ngừng hoạt động, không thực hiện nghĩa vụ tài chính, hoặc tự yêu cầu hủy bỏ.
2. Khi chứng nhận bị hủy bỏ, mọi quyền lợi liên quan đến chứng nhận chấm dứt. Khách hàng phải ngừng sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận.
V. SỬ DỤNG CHỨNG CHỈ VÀ BIỂU TƯỢNG CHỨNG NHẬN
Điều 16. Quy định chung
Khách hàng chỉ được sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận do GIC Việt Nam cấp trong thời gian chứng nhận còn hiệu lực và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của GIC Việt Nam, đảm bảo tính trung thực và không gây nhầm lẫn.
Điều 17. Sử dụng biểu tượng chứng nhận hệ thống quản lý
1. Được sử dụng trên các phương tiện truyền thông, tài liệu giao dịch của khách hàng (không bao gồm sản phẩm và bao bì).
2. Nghiêm cấm sử dụng biểu tượng này trên sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm. Khi cần tuyên bố về hệ thống quản lý được chứng nhận trên bao bì, phải ghi rõ đó là chứng nhận cho hệ thống quản lý của cơ sở sản xuất, không phải cho sản phẩm.
Điều 18. Sử dụng biểu tượng chứng nhận sản phẩm/hàng hóa/quá trình/dịch vụ
Khách hàng được phép sử dụng trên sản phẩm, bao bì hoặc tài liệu liên quan theo đúng hướng dẫn của GIC Việt Nam và quy tắc của chương trình chứng nhận cụ thể.
Điều 19. Chấm dứt sử dụng
Khách hàng phải ngừng sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận ngay khi chứng nhận hết hiệu lực, bị đình chỉ hoặc hủy bỏ.
VI. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Điều 20. Quyền của khách hàng
1. Được GIC Việt Nam đối xử công bằng, cung cấp dịch vụ khách quan, chuyên nghiệp.
2. Nhận thông tin đầy đủ về quy trình, yêu cầu chứng nhận.
3. Được bảo mật thông tin.
4. Nhận chứng chỉ, quyết định chứng nhận và sử dụng biểu tượng chứng nhận đúng quy định khi đáp ứng yêu cầu.
5. Khiếu nại, yêu cầu xem xét lại về các quyết định hoặc dịch vụ của GIC Việt Nam.
Điều 21. Nghĩa vụ của khách hàng
1. Cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ khi đăng ký và trong suốt quá trình chứng nhận.
2. Luôn đảm bảo và duy trì sự phù hợp của đối tượng chứng nhận với các yêu cầu chứng nhận.
3. Hợp tác đầy đủ và tạo điều kiện cho GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động đánh giá.
4. Thực hiện và chứng minh hiệu quả của các hành động khắc phục không phù hợp đúng thời hạn.
5. Thanh toán đầy đủ các chi phí dịch vụ chứng nhận theo thỏa thuận.
6. Sử dụng chứng chỉ và biểu tượng chứng nhận đúng mục đích, đúng phạm vi, đúng thời hạn và tuân thủ quy định.
7. Thông báo kịp thời cho GIC Việt Nam về các thay đổi quan trọng.
8. Chịu trách nhiệm cuối cùng về sự phù hợp của đối tượng chứng nhận.
VII. THÔNG TIN, BẢO MẬT, KHIẾU NẠI VÀ YÊU CẦU XEM XÉT LẠI
Điều 22. Thông tin công khai và cung cấp thông tin
GIC Việt Nam công khai các thông tin cần thiết về hoạt động chứng nhận và duy trì cơ sở dữ liệu về tình trạng hiệu lực của các chứng nhận đã cấp để các bên liên quan có thể tra cứu, xác minh.
Điều 23. Bảo mật thông tin khách hàng
GIC Việt Nam cam kết bảo mật thông tin của khách hàng theo nguyên tắc đã nêu tại Điều 3 và các thỏa thuận trong Hợp đồng chứng nhận.
Điều 24: Quy trình giải quyết khiếu nại và yêu cầu xem xét lại
1. Khách hàng có quyền gửi khiếu nại về chất lượng dịch vụ, hành vi của chuyên gia, hoặc yêu cầu xem xét lại các quyết định chứng nhận của GIC Việt Nam (ví dụ: từ chối cấp, đình chỉ, hủy bỏ, thu hẹp phạm vi).
2. GIC Việt Nam có quy trình xử lý khiếu nại, yêu cầu xem xét lại công khai, minh bạch, đảm bảo tính khách quan và độc lập trong việc ra quyết định giải quyết.
3. Khách hàng sẽ được thông báo về quá trình và kết quả xử lý khiếu nại/yêu cầu xem xét lại.
VIII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 25. Hiệu lực
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 17 tháng 05 năm 2025 và là một phần không thể tách rời của thỏa thuận/hợp đồng chứng nhận giữa GIC Việt Nam và khách hàng.
Điều 26. Trách nhiệm thi hành
Khách hàng và các bộ phận liên quan của GIC Việt Nam có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các điều khoản trong Quy định này.
Điều 27. Giải quyết tranh chấp và sửa đổi
Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giải quyết thông qua thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được đưa ra cơ quan pháp luật có thẩm quyền tại Việt Nam để giải quyết. Quy định này có thể được Hội đồng Chứng nhận GIC Việt Nam sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thay đổi của tiêu chuẩn và pháp luật; mọi thay đổi sẽ được thông báo đến khách hàng.
TM. HỘI ĐỒNG CHỨNG NHẬN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
